Для корректного отображения некоторых документов в pdf формате на сайте - необходимо установить на ваш компьютер программу -  Adobe Reader, которую можно бесплатно скачать на  официальном сайте разработчиков. Ссылка на сайт 

Краткая инструкция по делопроизводству учета и движения кадров PDF Печать

КРАТКАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ УЧЕТА И ДВИЖЕНИЯ КАДРОВ

 

I. Подготовительный этап

 

1. При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами (коллективный договор, должностная инструкция, техника безопасности, положение о персональных данных и др.), непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором в Журнале ознакомления с внутренними локальными актами Общества.

 

II. Прием и оформление сотрудника

 

2.1 При приеме необходимо запросить у сотрудника следующие документы:

  1. Оригинал трудовой книжки, установленного образца. В случае если сотрудник до этого не имел трудового стажа, то необходимо оформить трудовую книжку работодателю на основании личного заявления от сотрудника;

  2. Копия паспорта (паспорт гражданина РФ) сотрудника (обязательное сличение с оригиналом);

  3. Копия ИНН сотрудника, при наличии (обязательное сличение с оригиналом);

  4. Копия страхового пенсионного свидетельства, при наличии (обязательное сличение с оригиналом). В случае, если сотрудник до начала трудового стажа у работодателя страхового свидетельства не имел, то свидетельство оформляется работодателем на основании личного заявления сотрудника;

  5. Копия документа об образовании (обязательное сличение с оригиналом);

  6. Копия военного билета у военнообязанного гражданина (обязательное сличение с оригиналом);

  7. Оригинал справки о доходах по форме 2-НДФЛ с предыдущего места работы текущего года;

  8. Копия свидетельства о заключении брака (если это необходимо для предоставления гарантий);

  9. Копии свидетельства о рождении детей.

 

2.2 Для дальнейшего оформления сотрудника необходимо, чтобы сотрудник:

  1. Написал заявление о приеме на имя директора Общества;

  2. Написал заявления на предоставление стандартных вычетов на себя лично и на имеющихся детей;

  3. Написал заявление на предоставление других вычетов, при наличии основании предоставления;

  4. Написал согласие на обработку персональных данных.

2.3 После проверки и приема документов и соответствующих заявлений с сотрудником заключается трудовой договор и договор материальной ответственности (при необходимости) в двух экземплярах для каждой из сторон, которые регистрируются в Журнале учета и движения трудовых договоров и договоров материальной ответственности.

2.4 Издается приказ о приеме на должность сотрудника, который распечатывается в 2-х экземплярах (один экземпляр приказа для формирования личного дела сотрудника, а второй экземпляр – в папку приказов) и визируется уполномоченным лицом со стороны работодателя, а также письменным ознакомлением сотрудником с проставлением даты ознакомления.

2.5 На основании приказа о приеме заносятся сведения в трудовую книжку вновь принятого сотрудника. Трудовая книжка регистрируется в книге учета и движения трудовых книжек.

2.6 Заполняется личная карточка вновь принятого сотрудника, в которой тот обязан под роспись ознакомится внизу на второй странице и вверху на третьей странице личной карточки.

 

III. Список дел по кадровым документам

 

3.1 Журнал ознакомления с внутренними локальными актами Общества.

3.2 Журнал учета и движения трудовых договоров и договоров материальной ответственности.

3.3 Книга учета и движения трудовых книжек.

3.4 Папка – скоросшиватель для учета кадровых приказов (приказы на прием, перевод, увольнение сотрудников, приказы на отпуск). С приложением журнала учета приказов по кадрам.

3.5 Папка – скоросшиватель для учета приказов на стимулирование сотрудников или удержание из заработной платы сотрудников с приложением соответствующих документов на основании которых производится стимулирование или удержание (представления, решения или другое). С приложением Журнала учета приказов на стимулирование сотрудников или удержание из заработной платы.

3.6 Папка – скоросшиватель для учета приказов и положений Общества с приложением Журнала учета приказов и положений Общества:

3.6.1. Подшиваются приказы по утверждению штатного расписания сотрудников.

3.6.2. Подшиваются приказы и положения Общества (Положение о персональных данных, Правила внутреннего распорядка Общества, Положение об оплате труда, Положение о премировании сотрудников, утвержденные Должностные инструкции, утвержденные Инструкции по охране труда и др.).

3.7 Тетрадь учета и движения выданных справок сотрудникам по их Личным заявлениям.

3.8 Журнал учета выданных расчетных листков о начисленной заработной платы и удержаний.

3.9 Журнал учета и движения личных дел.

3.10 Журнал учета и движения личных карточек.

 

IV. Внесение изменений в личные дела сотрудников

 

4.1 При изменении каких – либо данных сотрудника, необходимо:

4.1.1. Издать приказ, например, о переводе на другую должность или перевод в другое подразделение, при обязательном наличии!!! личного заявления сотрудника о переводе.

4.1.2. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. Если при переводе существенно изменились условия или характер трудовой функции, то необходимо заключить новый трудовой договор и договор материальной ответственности.

4.1.3. Внести соответствующие изменения в личную карточку сотрудника с личным ознакомлением сотрудника под роспись.

4.1.4. При изменении должности необходимо внести в трудовую книжку сотрудника соответствующее изменение.

4.2 В личную карточку сотрудника вносятся периоды нахождения сотрудника в отпуске (ежегодном, без сохранения заработной платы, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и др. отпуска).

 

 

V. Увольнение сотрудников

 

5.1 При расторжении трудового договора с сотрудником по его инициативе происходит только на основании личного заявления сотрудника.

5.2 Издается приказ на увольнение сотрудника.

5.3 В личной карточке сотрудника, на последней странице, производится запись об увольнении, с личным ознакомлением сотрудника под роспись.

5.4 На основании приказа вноситься запись о увольнении сотрудника в трудовую книжку, с личным ознакомлением сотрудника под роспись, с соответствующей записью в Книге учета и движения трудовых книжек и также с личным ознакомлением под роспись в ней уволенного сотрудника.

5.5 В последний день увольнения рассчитывается и выплачивается заработная плата, а также компенсация за неиспользованные отпуска.

5.6 На основании личного заявление сотрудника в день увольнения выдается Справка о доходах 2-НДФЛ.

5.7 В день увольнения, уволенному сотруднику выдается Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой, и текущий календарный год.

 

VI. Формирование личного дела сотрудника

 

6.1 На каждого сотрудника заводится папка – скоросшиватель картонная (наклеиваем титульный лист), в которую подшиваются: копи документов, предоставленные сотрудником при приеме; личные заявления сотрудника; приказ о приеме на должность; приказы на отпуск; приказы на стимулирование; приказы о взысканиях; один экземпляр трудового договора и др. Сразу же оформляется внутренняя опись личного дела сотрудника. По увольнению сотрудника.

6.2 Личное дело сотрудника регистрируется в Журнале учета и движения личных дел.

 

VII. Личная карточка сотрудника

 

7.1 Личная карточка (Форма Т-2) сотрудника хранится в сейфе (НЕ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ!!!). Личные карточки работающих сотрудников хранятся отдельно от личных карточек уволенных сотрудников.

7.2 Личная карточка сотрудника регистрируется в Журнале учета и движения личных карточек сотрудников.

 

VIII. Трудовая книжка сотрудника

 

8.1 Трудовая книжка хранится в сейфе.

8.2 Трудовые книжки регистрируются в Книге учета и движения трудовых книжек.

 

 

 

 

 
 

Японский магазин

Счетчики

Яндекс.Метрика